Teamassistenz (m/w/d)

Deine Rolle

Du unterstützt unser Team im Büroalltag, in der kaufmännischen Projektorganisation und bei vorbereitenden Buchhaltungsthemen. Dabei sorgst Du dafür, dass Unterlagen, Rechnungen, Angebote und interne Abläufe sauber vorbereitet, nachverfolgt und strukturiert abgelegt werden.

Du bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Planungsteam, Steuerberatung, Kunden und Dienstleistern. Technische Fachplanung übernimmst Du nicht, solltest aber Freude daran haben, Dich in kaufmännische und organisatorische Abläufe eines technischen Projektumfelds hineinzudenken.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst klassische Büro- und Assistenzaufgaben: Telefon, E-Mail, Post, Ablage, Termine, Besprechungsvorbereitung und interne Organisation
• Du unterstützt die kaufmännische Projektorganisation, insbesondere bei Angeboten, Rechnungen, Nachweisen, Projektunterlagen und internen Übersichten
• Du bereitest buchhaltungsrelevante Unterlagen vor, prüfst Belege auf Vollständigkeit und arbeitest der Geschäftsführung sowie der Steuerberatung strukturiert zu
• Du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen vor und unterstützt bei der Nachverfolgung offener Punkte, Fristen und Rückmeldungen
• Du unterstützt die Geschäftsführung bei vertrieblichen Aktivitäten, insbesondere durch die Terminvereinbarung mit potenziellen Neukunden nach Vorgabe sowie die Pflege von Kontakten und Gesprächsnotizen
• Du erstellst und pflegst projektbezogene Übersichten, Angebots- und Rechnungslisten sowie einfache Auswertungen nach Vorgabe
• Du pflegst Kontaktdaten, Verteiler, Dokumentenstände, Projektübersichten und einfache kaufmännische Auswertungen
• Du erkennst, wenn Informationen fehlen, Fristen kritisch werden oder Vorgänge nachgefasst werden müssen

Das bringst Du mit

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in der Büroassistenz, Projektassistenz oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du hast ein gutes Verständnis für kaufmännische Abläufe und arbeitest sorgfältig mit Rechnungen, Belegen, Angeboten und projektbezogenen Unterlagen
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und sorgfältig
• Du kommunizierst freundlich, klar und professionell – schriftlich und telefonisch
• Du beherrschst Lexware und MS Office sicher, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel
• Du kannst Prioritäten setzen, mit vertraulichen Informationen umgehen und behältst auch bei mehreren Themen den Überblick
• Erfahrung in einem Planungsbüro, Ingenieurbüro, Bauunternehmen oder technischen Umfeld ist hilfreich, aber keine Voraussetzung

Das bieten wir Dir

• Ein spezialisiertes Planungsbüro, in dem technische Fragen gemeinsam gelöst werden und niemand mit komplexen Themen allein gelassen wird
• Zusammenarbeit auf Augenhöhe und im Team
• Abwechslungsreiche Projekte in der Gebäudeautomation – von der Kita über Verwaltungs- und Bildungsbauten bis zu komplexen Sonderbauten wie Krankenhäusern
• Aktuelle und moderne Planungssoftware, digitale Prozesse und KI-gestützte Werkzeuge
• Eine Rolle mit echtem Überblick: Du unterstützt Geschäftsführung, Planungsteam und Büroorganisation im Tagesgeschäft
• Eine strukturierte Einarbeitung in unsere Abläufe, Vorlagen und Projektorganisation
• Die Möglichkeit, Büroabläufe, Standards und interne Organisation aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Homeoffice-Möglichkeit und ein zentral gelegenes Büro am Checkpoint Charlie
• Regelmäßige Team-Events und gemeinsame Aktivitäten, die den Austausch im Team auch außerhalb des Projektalltags stärken
• Mitarbeiter Benefits nach Zugehörigkeit (wie z. B. BVG-Zuschuss oder Essenzuschuss)
• Schulungen für neue Themen und Bereiche